FORMAT ADMINISTRASI AMBALAN DAN GUGUSDEPAN

FORMAT ADMINISTRASI AMBALAN DAN GUGUSDEPAN

AMBALAN SULTAN AGENG TIRTAYASA - NYIMAS MELATI

GUDEP SMK GAPURA PERTIWI SUKAMULYA

A.    Kerani

1.      Administrasi kesekretariatan

1)      Buku agenda surat masuk

Tanggal	Nomor surat	Nama dan tanggal surat masuk	Lampiran	Terima dari	Petunjuk pada nomor yang lalu	Perihal	Petunjuk pada nomor beikutnya	ket
1	2	3	4	5	6	7	8	9

2)      Buku agenda surat keluar

Tanggal	Nomor surat	Nama dan tanggal surat keluar	Lampiran	Ditujukan ke	Petunjuk pada nomor yang lalu	Perihal	Petunjuk pada nomor beikutnya	ket
1	2	3	4	5	6	7	8	9

3)      Buku surat keputusan

Tanggal	Nomor surat	Nama dan tanggal surat keputusan	Lampiran	Ditujukan ke	Petunjuk pada nomor yang lalu	Perihal	Petunjuk pada nomor beikutnya	ket
1	2	3	4	5	6	7	8	9

4)      Buku kegiatan

No	Hari/tanggal	Nama kegiatan	Sasaran	Tempat	Lama kegiatan	Penanggung jawab	Ket
1	2	3	4	5	6	7	8

5)      Buku aktivitas harian

No	Hari/tanggal	Nama kegiatan	Keperluan	Ket
1	2	3	7	8

6)      Buku inventaris barang kesekretariatan

No	Nama barang	Merk/tipe	Kode barang	Jumlah barang	Harga	Cara/tanggal pengadaan	Kondisi/ keterangan
1	2	3	4	5	6	7	8

7)      Buku notulensi sangga kerja

Nomor	Hari/ tanggal	Agenda pertemuan	Peserta pertemuan	Jumlah peserta	Notulansi/catatan pertemuan	ket
1	2	4	5	6	7	8

8)      Buku agenda surat sangga kerja

Tanggal	Nomor surat	Nama dan tanggal surat masuk	Lampiran	Terima dari	Petunjuk pada nomor yang lalu	Perihal	Petunjuk pada nomor beikutnya	ket
1	2	3	4	5	6	7	8	9

9)      Buku risalah pertemuan

Nomor	Hari/ tanggal	Jenis pertemuan	Agenda pertemuan	Peserta pertemuan	Jumlah peserta	Pemimpin pertemuan	Notulansi/catatan pertemuan	ket
1	2	3	4	5	6	7	8	9

10)  Buku tamu

Nomor	Hari/ tanggal	Nama	Alamat	Jabatan	Tujuan	Saran dan pesan	Paraf
1	2	3	4	5	6	7	8

11)  Buku serah terima laporan kegiatan

Nomor	Hari/ tanggal	Nama laporan keiatan	Asal laporan	Yang dituju	Saran dan pesan	Ket
1	2	3	4	5	7	8

12)  Buku peristiwa penting (log book)

Nomor	Hari/ tanggal	Nama peristiwa	Hal penting	Ket
1	2	3	4	5

2.      Administrasi personalia

13)  Buku induk anggota

Nomor	Nama	Tempat  tanggal lahir	Asal sekolah	Alamat rumah	Alamat kost	E-mail	No telp	Ket
1	2	3	4	5	7	8	9	10

14)  Daftar ulang anggota

Nomor	Nama	Tingkatan terakhir (TA,CT,TB,TL)	Tingkatan baru (CT,TB,TL,TG)	Tanggal daftar ulang	Ket
1	2	3	4	5	6

15)  Buku presensi kegiatan

Nomor	Nama Dewan Ambalan	Hadir	Tidak hadir/ ketidak hadiran			Jenis keperluan ijin	Ket
			Sakit	Absen	Ijin
1	2	3	4	5	7	8	9

B.     Juru Uang

3.      Administrasi keuangan

1)      Buku kas induk

Nomor	Hari/tanggal	Transaksi	Kas masuk	Kas keluar	Saldo
1	2	3	4	5	6

2)      Buku kas mingguan

Nomor	Nama Dewan Ambalan	Hari/,tanggal	Kas masuk	Saldo
1	2	3	4	5

3)      Buku daftar hutang piutang

Nomor	Nama Dewan Ambalan	Hutang kas	Piutang  kas	Ket
1	2	3	4	5

4)      Buku inventaris barang dan perpustakaan

No	Nama barang	Merk/ tipe	Kode barang	Jumlah barang	Harga	Cara/tanggal pengadaan	Kondisi/ ket
1	2	3	4	5	6	7	8

5)      Buku peminjaman barang

No	Nama barang	Merk/ tipe	Asal barang	Jumlah barang	Tanggal peminjaman	Penanggung jawab	Tanggal pengembalian	Kondisi/ ket
1	2	3	4	5	6	7	8	9

6)      Buku keuangan duta ambalan

Nomor	Hari/tanggal	Transaksi duta ambalan	Kas masuk	Kas keluar	Saldo
1	2	3	4	5	6