Selasa, 28 Januari 2014

FORMAT ADMINISTRASI AMBALAN DAN GUGUSDEPAN



FORMAT ADMINISTRASI AMBALAN DAN GUGUSDEPAN

AMBALAN SULTAN AGENG TIRTAYASA - NYIMAS MELATI

GUDEP SMK GAPURA PERTIWI SUKAMULYA

A.    Kerani
1.      Administrasi kesekretariatan

1)      Buku agenda surat masuk
Tanggal
Nomor surat
Nama dan tanggal surat masuk
Lampiran
Terima dari
Petunjuk pada nomor yang lalu
Perihal
Petunjuk pada nomor beikutnya
ket
1
2
3
4
5
6
7
8
9












2)      Buku agenda surat keluar
Tanggal
Nomor surat
Nama dan tanggal surat keluar
Lampiran
Ditujukan ke
Petunjuk pada nomor yang lalu
Perihal
Petunjuk pada nomor beikutnya
ket
1
2
3
4
5
6
7
8
9

















3)      Buku surat keputusan
Tanggal
Nomor surat
Nama dan tanggal surat keputusan
Lampiran
Ditujukan ke
Petunjuk pada nomor yang lalu
Perihal
Petunjuk pada nomor beikutnya
ket
1
2
3
4
5
6
7
8
9












4)      Buku kegiatan
No
Hari/tanggal
Nama kegiatan
Sasaran
Tempat
Lama kegiatan
Penanggung jawab
Ket
1
2
3
4
5
6
7
8


      








5)      Buku aktivitas harian
No
Hari/tanggal
Nama kegiatan
Keperluan
Ket
1
2
3
7
8








6)      Buku inventaris barang kesekretariatan
No
Nama barang
Merk/tipe
Kode barang
Jumlah barang
Harga
Cara/tanggal pengadaan
Kondisi/
keterangan
1
2
3
4
5
6
7
8













7)      Buku notulensi sangga kerja
Nomor
Hari/ tanggal
Agenda pertemuan
Peserta pertemuan
Jumlah peserta
Notulansi/catatan pertemuan
ket
1
2
4
5
6
7
8










8)      Buku agenda surat sangga kerja
Tanggal
Nomor surat
Nama dan tanggal surat masuk
Lampiran
Terima dari
Petunjuk pada nomor yang lalu
Perihal
Petunjuk pada nomor beikutnya
ket
1
2
3
4
5
6
7
8
9












9)      Buku risalah pertemuan
Nomor
Hari/ tanggal
Jenis pertemuan
Agenda pertemuan
Peserta pertemuan
Jumlah peserta
Pemimpin pertemuan
Notulansi/catatan pertemuan
ket
1
2
3
4
5
6
7
8
9












10)  Buku tamu
Nomor
Hari/ tanggal
Nama
Alamat
Jabatan
Tujuan
Saran dan pesan
Paraf
1
2
3
4
5
6
7
8













11)  Buku serah terima laporan kegiatan
Nomor
Hari/ tanggal
Nama laporan keiatan
Asal laporan
Yang dituju
Saran dan pesan
Ket
1
2
3
4
5
7
8

 








12)  Buku peristiwa penting (log book)
Nomor
Hari/ tanggal
Nama peristiwa
Hal penting
Ket
1
2
3
4
5









2.      Administrasi personalia
13)  Buku induk anggota
Nomor
Nama
Tempat  tanggal lahir
Asal sekolah
Alamat rumah
Alamat kost
E-mail
No telp
Ket
1
2
3
4
5
7
8
9
10












14)  Daftar ulang anggota
Nomor
Nama
Tingkatan terakhir (TA,CT,TB,TL)
Tingkatan baru (CT,TB,TL,TG)
Tanggal daftar ulang
Ket
1
2
3
4
5
6










15)  Buku presensi kegiatan
Nomor
Nama Dewan Ambalan
Hadir
Tidak hadir/
ketidak hadiran
Jenis keperluan ijin
Ket
Sakit
Absen
Ijin
1
2
3
4
5
7
8
9












B.     Juru Uang
3.      Administrasi keuangan
1)      Buku kas induk
Nomor
Hari/tanggal
Transaksi
Kas masuk
Kas keluar
Saldo
1
2
3
4
5
6




    




2)      Buku kas mingguan
Nomor
Nama Dewan Ambalan
Hari/,tanggal
Kas masuk
Saldo
1
2
3
4
5








3)      Buku daftar hutang piutang
Nomor
Nama Dewan Ambalan
Hutang kas
Piutang  kas
Ket
1
2
3
4
5







4)      Buku inventaris barang dan perpustakaan
No
Nama barang
Merk/
tipe
Kode barang
Jumlah barang
Harga
Cara/tanggal pengadaan
Kondisi/
ket
1
2
3
4
5
6
7
8











5)      Buku peminjaman barang
No
Nama barang
Merk/
tipe
Asal barang
Jumlah barang
Tanggal peminjaman
Penanggung jawab
Tanggal pengembalian
Kondisi/
ket
1
2
3
4
5
6
7
8
9












6)      Buku keuangan duta ambalan
Nomor
Hari/tanggal
Transaksi duta ambalan
Kas masuk
Kas keluar
Saldo
1
2
3
4
5
6